Idéologie InboxZero

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Le courriel est intégré partout dans notre vie. Trouver une manière efficace pour gérer ses courriels est cruciale. Savoir comment le faire efficacement ET rapidement est une autre histoire.

Le groupe 43Folders et une "Famille" de sites web sur la productivité personnelle, "life hacks", et astuces pour nous simplifier la vie un peu. Il s'agit d'un projet de Merlin Mann; un consultant de San Fransisco en Californie USA.

En gros, l'idéologie consiste a baser son classement au minimum possible. Google s'est servi de son idéologie pour concevoir GMail.

Voici les grandes lignes: What's the action here; Lire le courriel et le classer le plus rapidement possible (archiver, supprimer, tagger, etc) Répondre en quelques phrases courtes (#Five sentenc.es) Classement dans des folders

What's the action here

En gros l'auteur mentionne les questions cohérente a poser lorsqu'on recoit un courriel:
  • Qu'est-ce que ce message, en ce qui me concerne? siginifie¬†et¬†pourquoi¬†je¬†devrait¬†m'en¬†préoccuper?
  • Quelle action, s'il y en a, que ce message peut me demander de faire?
  • Quelle est la méthode la plus rapide et élégante que je peut faire pour conclure avec le message?
50% des courriels, une fois lus, peuvent tomber dans la catégorie Archiver ou supprimer. Les autres peuvent se rammaser dans le dossier "Suivi" ou répondus rapidement et archivé directement.

Five sentenc.es

Est quant à lui une idéologie qui conseille de réduire au plus court le temps d'écriture du courriel. Souvent un lien dans Google peut suffir pour répondre aux questions qu'on peut recevoir.

Un lien vers un mini-site spécialisé peut aider a écrire le pourquoi on donne une réponse si courte. Le site de Mike Industries donne un exemple intéressant sur comment une réponse répondue à la façon traditionnelle versus five.sentenc.es.

Classement dans des folders

En gros, l'idée de GMail est simple et très facile a implanter dans notre vie de tout le jours.
  • Les tags pour classer au cas ou on en aurait besoin (avec des filtres si nécessaire, question d'automatiser).
  • Archiver une fois lu
  • Supprimer ce qui est certain d'être inutile dans le futur
  • Tagger "Suivi" (l'étoile dans GMail) pour conserver et revoir régulièrement le contenu
Tout le reste, pourrait être simplement archivé dans un seul dossier. De toute façon, lorsqu'on veut quelque chose on passe notre temps a faire "Search" dans nos courriels, pourquoi alors perdre notre temps a classer lorsqu'on utilisera même pas cette méthode pour trouver dans nos archives.

Une autre astuce serait d'utiliser dans les communications un "Subject" plus précis que "Site web".

Le sujet devrait être un résumé de tout le courriel. Exemple, on voudrait ajouter le support de MySQL 5.2 à la place de MySQL 4.4 sur le serveur "machin". Bien le Sujet devrait être : "Mise a jour MySQL 4.4 à 5.2 sur machin" plutot que "Mise a jour MySQL". Ainsi dans les filtres et suivis... et la recherche (plus tard) on peut trouver le nom cohérent dans le subject line.

Conclusion...

Avec ces trucs, on peut un peu plus facilement classer ses courriels et réussir a garder le dessus de sa boite de réception.

Sources